Þegar krafa greiðist ekki á réttum tíma er mikilvægt að geta komið áminningu til greiðanda þar sem viðkomandi er líklegastur til að geta brugðist við áður en of mikill kostnaður fellur til. Hefðbundinn bréfpóstur á lögheimili hefur sögulega verið viðmiðið en nýlegur dómur gefur fordæmi fyrir því að hafi kröfuhafi samþykki frá greiðanda fyrir stafrænum samskiptum séu þau metin til jafns við bréfpóstinn.
 

Hvað þarf til að félagið mitt geti sent innheimtubréf í tölvupósti?

Kröfuhafar þurfa að bæta texta inn í viðskiptaskilmála sína þess efnis að þeir hafi heimild til að miðla netföngum viðskiptamanna sinna til Motus og að viðkomandi samþykki að fá innheimtubréf með stafrænum leiðum ef til þess kemur.

Við mælum því með að kröfuhafi láti viðskiptavini sína staðfesta netföng sín til að tryggja réttmæti þeirra. Þegar netföng eru slegin inn geta átt sér stað mistök sem þá verða til þess að tölvupóstur berst ekki til viðkomandi.

Að lokum þarf að miðla netföngunum til Motus og er það gert með öruggum hætti á viðskiptavefnum. Velja þarf Umsjónarsíður og Tengiliðaupplýsingar. Þar er hægt að sækja sniðmát að því hvernig skjal með kennitölu og netföngum viðskiptavina þarf að vera sett upp. Valkvætt er að símanúmer fylgi með í skjalinu.

Hvað gerist ef tölvupósturinn skilar sér ekki?

Ef tölvupóstur er endursendur (bounch) til dæmis vegna þess að honum hefur verið lokað eða hann er ekki til, þá verður hefðbundinn bréfpóstur sjálfkrafa sendur á lögheimili viðkomandi.

Hvað ef nýjir viðskiptavinir bætast við hjá okkur eða netföng breytast?

Þar sem Motus tengist ekki viðskiptamannakerfum ykkar þarf að endurnýja netfangaskrána regulega. Við mælum þá með að þið sendið okkur nýjan lista yfir alla notendur á viðskiptavefnum. Ekki þarf að fjarlægja notendur af listanum sem þið hafið þegar sent okkur.

Mun Motus nota netföng minna viðskiptamanna fyrir aðra kröfuhafa?

Nei, Motus mun aðeins nota þau netföng sem þitt félag hefur miðlað í ykkar þágu og ekki í neinum öðrum tilgangi.

Önnur leið til að hefja stafræna innheimtu

Fyrir utan þá leið sem hér hefur verið lýst býðst greiðendum að skrá sig inn á Mínar síður og samþykkja þar sjálfir að fá innheimtubréf send með stafrænum hætti.

Sjáðu stutt myndband um hvernig greiðandi getur samþykkt stafræna innheimtu á Mínum síðum Motus.