Persónuvernd

Vinnsla upplýsinga

Motus og Lögheimtan leggja ríka áherslu á að við meðferð persónuupplýsinga sé gætt að grundvallarsjónarmiðum laga og reglna um persónuvernd, með það að leiðarljósi að tryggja og virða réttindi einstaklinga.

Hér að neðan er útlistað hvernig félögin vinna með persónuupplýsingar, þar á meðal í hvaða tilgangi, hvaðan þeirra er aflað, helstu flokkar þeirra, hvernig þeim er miðlað og með hvaða hætti öryggi þeirra er tryggt. Upplýsingarnar hér að neðan eiga við alla þá sem félögunum ber nauðsyn til að vinna persónuupplýsingar um vegna starfsemi sinnar, til að mynda viðskiptavini, starfsfólk þeirra ef þeir eru lögaðilar og greiðendur. Við alla vinnslu er farið eftir ákvæðum laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Motus og Lögheimtan vinna aðallega með fjármálaupplýsingar, einkum upplýsingar um þær kröfur sem innheimtumál grundvallast á og viðskiptin að baki þeim, samskiptaupplýsingar og almennar lýðfræðilegar upplýsingar. Uppruni upplýsinganna er ýmist frá einstaklingunum sjálfum, kröfuhöfum sem hafa fengið félögunum kröfu til innheimtu eða úr opinberum skrám, til að mynda þjóðskrá og Lögbirtingablaðinu. Þær persónuupplýsingar sem félögin vinna teljast iðulega almennar í skilningi laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Í undantekningartilvikum er nauðsynlegt að vinna viðkvæmar persónuupplýsingar, en þá er alltaf gætt að því að uppfyllt séu skilyrði laga fyrir vinnslunni, svo sem samþykki eða lagaheimild. Félögin vinna persónuupplýsingar ýmist sem ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili.

Motus og Lögheimtan vinna persónuupplýsingar í þeim tilvikum sem þess er þörf til framkvæmdar samnings, mælt er fyrir um vinnsluna í lögum eða þegar það er nauðsynlegt til að félögin, þriðji aðili eða einhver annar geti gætt lögmætra hagsmuna sinna. Motus og Lögheimtan kappkosta að vinna persónuupplýsingar einungis upp að því marki sem er nauðsynlegt miðað við tilgang vinnslunnar.

Persónuupplýsingar eru varðveittar á meðan þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar. Leitast er við að varðveita upplýsingar einungis á persónugreinanlegu formi eins lengi og nauðsyn er til. Ákvæði laga, t.a.m. um bókhald nr. 145/1994, kveða í mörgum tilvikum á um varðveislu gagna. Sömuleiðis kann varðveisla að byggja á lögmætum hagsmunum, svo sem að afmarka, setja fram og verja kröfur fyrirtækisins.

Motus og Lögheimtan afhenda persónuupplýsingar ekki til þriðja aðila nema það sé skylt eða heimilt, svo sem á grundvelli laga. Í einhverjum tilvikum kunna upplýsingar að vera sendar til vinnsluaðila sem vinna persónuupplýsingar á vegum félaganna. Þeir sem móttaka persónugreinanlegar upplýsingar í því skyni skulu uppfylla ákvæði laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga og eru bundnir trúnaði með sama hætti og starfsfólk félaganna.

Motus og Lögheimtan hafa sett sér öryggisstefnu og reka stjórnkerfi upplýsingaöryggis, sem er nýtt til að auka öryggi gagna í vörslu félagsins og uppfylla kröfur persónuverndarlaga.