Það er mikilvægur hluti af innheimtu að geta minnt greiðendur á ógreiddar skuldbindingar þar sem þeir eru líklegastir til að geta brugðist við og áður en of mikill kostnaður fellur til. Áminningar og samskipti varðandi ógreiddar skuldbindingar þurfa því að berast á þann hátt sem greiðendur helst kjósa. Samkvæmt innheimtulögum ber að senda greiðendum eina skriflega viðvörun þess efnis að vænta megi frekari innheimtuaðgerða verði krafan ekki greidd innan tíu daga frá dagsetningu viðvörunar. Hefðbundinn bréfpóstur á lögheimili hefur sögulega verið viðmiðið. Nýlega féll þó dómur sem gefur fordæmi fyrir því að hafi kröfuhafi samþykki greiðanda fyrir stafrænum samskiptum séu þau metin til jafns við bréfpóstinn.

Nú höfum við því hafið tölvupóstsendingar í stað bréfpósts á öllum stigum innheimtu og á þjónustuvef Motus má velja að fá samskiptin á tölvupósti í stað bréfpósts.

Lagaumhverfið hefur ekki fylgt tækniþróuninni

Innheimtulögin gilda um frum- og milliinnheimtu og voru sett árið 2008. Samkvæmt þeim ber að senda greiðendum eina skriflega viðvörun þess efnis að vænta megi frekari innheimtuaðgerða verði krafan ekki greidd innan tíu daga frá dagsetningu viðvörunar. Það eru óumdeilanlega góðir innheimtuhættir að greiðendur fái tækifæri til að bregðast við eins fljótt og hægt er – fái tækifæri til að greiða kröfuna áður en á hana falla frekari dráttarvextir og kostnaður. Í lögunum er vísað í skriflega viðvörun og hefðbundinn bréfpóstur á lögheimili viðmiðið. Í því samhengi má nefna að samkvæmt þjónustu- og gæðastöðlum Póstsins er 85% bréfa dreift til viðtakanda þremur virkum dögum eftir póstlagningu. Reynsla okkar viðskiptavina virðist þó vera nær fimm til sex dögum. Viðvörunin berst því seint og frestur til að bregðast við styttist sem því nemur. Tækninni hefur sömuleiðis fleygt fram síðan 2008. Sem dæmi má nefna að fyrsti iPhone síminn leit dagsins ljós árinu áður en innheimtulögin tóku gildi, í lok júní 2007, með tilheyrandi byltingu á samskiptum og þjónustu.

Myndin sýnir dæmigert innheimtuferli þar sem bréf er sent 5 dögum eftir eindaga og eftir það á 10 daga fresti. Gert er ráð fyrir að það takai allt að 5 daga fyrir póstinn að berast og því fær greiðandi fyrstu innheimtuviðvörun að minnsta kosti 10 dögum eftir eindaga og svo framvegis.

Bréfpóstur ekki eini gildi sendingarmátinn samkvæmt dómi

Þetta horfir þó til betri vegar. Nýlega féll dómur þar sem greiðandi taldi innheimtuaðila ekki hafa farið að innheimtulögum með því að senda tölvupóst í stað bréfpósts. Að mati dómsins telst bréfpóstur ekki eini gildi sendingarmátinn þar sem greiðandi hafði gefið upp netfang til samskipta við kröfuhafa. Þessi dómur gefur því fordæmi fyrir því að hafi kröfuhafi samþykki viðskiptavinar/greiðanda fyrir stafrænum samskiptum séu þau metin til jafns við bréfpóstinn.

Mikilvægi sjálfbærnisjónarmiða

Sjálfbærnisjónarmið vega sömuleiðis þungt. Sjálfbærnilöggjöf setur sífellt meiri kröfur á atvinnulífið m.a. um sjálfbæran rekstur og upplýsingagjöf honum tengdan. Öflug vegferð í sjálfbærnimálum skiptir þannig stöðugt meira máli í verðmætasköpun. Aukinn þrýstingur frá fjárfestum og öðrum hagsmunaaðilum hefur einnig leitt til aukinnar upplýsingagjafar um sjálfbærni hjá fyrirtækjum. Á næstu árum munu lagasetningar á atvinnulífið um upplýsingagjöf vegna sjálfbærni aukast enn frekar.

Ógrynnin öll af bréfpósti, þegar aðrar pappírslausar samskiptaleiðir með töluvert minna kolefnisspor eru færar, er því augljóslega ekki sjálfbær leið til að eiga samskipti til framtíðar.

Hvaða leiðir eru færar?

Það eru ýmsar leiðir færar við framkvæmd stafrænnar innheimtu. Þegar þær eru metnar er mikilvægt að horfa til þess hvað er líklegast til að skila árangri og teljast góð þjónusta. Ávallt þarf að huga að persónuvernd og öruggri afhendingu skilaboðanna.

Að nálgast greiðanda með tölvupósti eða SMS er augljós og einföld leið. Hér þurfa að liggja fyrir netföng og/eða símanúmer greiðenda, sem annað hvort er safnað frá kröfuhöfum eða hjá innheimtuaðila, í gegnum auðkenndan þjónustuvef.

Fjöldi ríkisstofnana sendir nú þegar póst á fólk og fyrirtæki gegnum pósthólfið á Ísland.is. Markmið ríkisins er að allar póstsendingar verði stafrænar frá árinu 2025. Með því að setja sérstök lög um pósthólfið er hins vegar tryggt að réttaráhrif þess að gera gögn aðgengileg í pósthólfi verði þau sömu og þegar gögn berast með bréfpósti á lögheimili eða öðrum hætti. Það væri ákjósanlegt að geta sömuleiðis sent áminningar um ógreidda reikninga í stafrænt pósthólf greiðanda á island.is. Eins og staðan er í dag er aðgangur að stafrænu pósthólfi á island.is þó háður samþykki ríkisins og verður í framhaldinu einungis í boði fyrir opinbera aðila, lífeyrissjóði og lögmenn.

Rafræn skjöl í netbanka er ein leið til að koma innheimtuskilaboðum á framfæri, þar sem einungis þarf að vita kennitölu greiðanda til að koma til hans skilaboðunum. Þjónustuvefir eða öpp kröfuhafa eru sömuleiðis möguleg leið til að koma skilaboðum á framfæri til greiðenda.

Hvernig ætlum við að framkvæma þetta?

Fyrsta skrefið er að hefja tölvupóstsendingar í stað bréfpósts á öllum stigum innheimtu.

Forsenda þess er að fyrir liggi netföng greiðenda. Söfnun netfanga kemur til með að fara fram með tvennum hætti. Annars vegar býðst greiðendum að velja stafræn samskipti á þjónustuvef Motus og gefa um leið upp það netfang sem nota skal. Hins vegar hvetjum við viðskiptavini okkar – kröfuhafana – til að afla netfanga viðskiptavina sinna og deila með okkur. Passa þarf að viðskiptavinir hafi vitneskju um og samþykki stafræn samskipti og uppfæra viðskiptaskilmála þar að lútandi. Þannig má tryggja að allir séu upplýstir um þann samskiptamáta sem notaður verður framvegis og að skilaboð tengd innheimtu berist hratt og vel.

Sjá hvernig greiðandi getur óskað eftir að fá tölvupóst í stað bréfpósts
Sjá hvernig kröfuhafi getur miðlað netföngum greiðanda

Fruminnheimta er þegar við á send í nafni kröfuhafa og úr netfangi kröfuhafa. Annars í nafni og frá netfangi Motus. Hefðbundin innheimtuviðvörun fylgir með í viðhengi, en í póstinum sjálfum eru takmarkaðar upplýsingar um kröfuna.

Milliinnheimtubréf verða send í nafni og frá netfangi Motus. Takmarkaðar upplýsingar koma fram í tölvupóstinum og er greiðanda bent á mínar síður hjá Motus. Á mínum síðum getur greiðandi fengið nánari upplýsingar um kröfuna og mögulegar lausnir til þess að gera upp sín mál, til dæmis gera greiðslusamkomulag, fresta eða senda okkur skilaboð.

Fyrstu stig lögfræðiinnheimtu verða send í nafni og frá netfangi Motus. Síðari stig lögfræðiinnheimtu fela í sér aðgerðir sem enn sem komið er eru ekki komnar á stafrænt form.

Við komum til með að vakta hvort tölvupóstur skili sér og senda bréfpóst í þeim tilvikum sem tölvupóstur berst ekki.

Hver eru næstu skref?

Við höfum nú þegar hafið söfnun netfanga og fyrstu útsendingar tölvupósta.
Þeir greiðendur sem velja stafræn samskipti á þjónustuvef Motus koma í framhaldinu til með að fá samskiptin í tölvupósti en ekki bréfleiðis. Vilji kröfuhafar hins vegar tryggja að allir þeirra viðskiptavinir fái stafræn skilaboð í stað bréfsendinga þurfa þeir að tryggja að viðskiptavinir þeirra séu upplýstir um að samskipti komi til með að fara fram á þann veg og afla nefanga til þeirra samskipta. Ráðgjafar Motus geta verið kröfuhöfum innan handar varðandi næstu skref á motus@motus.is.

Starfsemi Motus miðar að því að varða veginn að heilbrigðu fjárflæði fyrir einstaklinga, fyrirtæki og samfélagið allt. Að greiðslur berist á réttum tíma er forsenda vaxtar og þróunar í sterku samfélagi. Það getur þó alltaf eitthvað komið uppá sem hefur í för með sér að greiðslur berast ekki tímanlega. Oftast er það einfaldlega sökum gleymsku og því mikilvægur hluti af innheimtu að geta minnt greiðendur á ógreiddar skuldbindingar þar sem þeir eru líklegastir til að geta brugðist við og áður en of mikill kostnaður fellur til. Að sama skapi þarf að vera auðvelt að bregðast við hvar og hvenær sem er – bæði fyrir greiðendur og kröfuhafa.

Á Mínum síðum Motus geta greiðendur séð stöðu allra krafna í innheimtu, greitt, óskað eftir greiðslufresti eða dreift greiðslum allt fram að stefnugerð eða ritun greiðsluáskorunar. Þar geta þeir sömuleiðis valið að fá sendar innheimtuviðvaranir og innheimtubréf í tölvupósti frekar en með bréfpósti. Kröfuhafar geta samþætt innheimtuna bókhaldskerfum og framkvæmt allar helstu aðgerðir beint úr bókhaldskerfunum. Sjálfvirkur flutningur mála á milli innheimtustiga og sjálfvirk ritun stefna tryggir sömuleiðis skilvirkni og hámarkar árangur. Í mars 2024 munum við hefja tölvupóstsendingar í stað bréfpósts á stigi frum- og milliinnheimtu. Á þjónustuvef Motus býðst greiðendum að velja að fá samskiptin á tölvupósti í stað bréfpósts. Vilji kröfuhafar tryggja að allir þeirra viðskiptavinir fái tölvupóst í stað bréfsendinga þurfa þeir að ganga úr skugga um að viðskiptavinir þeirra séu upplýstir um að samskipti komi til með að fara fram á þann veg og afla nefanga til þeirra samskipta.